Sistema pasiekiama adresu bendrijoms.it-pasaulis.lt. Kiekvienas vartotojas turi savo prisijungimo duomenis (el. paštas ir slaptažodis).

Kaip prisijungti:

1. Eikite į sistemos puslapį
2. Spauskite mygtuką Prisijungti
3. Įveskite el. pašto adresą ir slaptažodį
4. Spauskite Prisijungti

Prisijungus sistema rodo suvestinės puslapį — bendrą situacijos vaizdą.

Skyrius skirtas sistemos administratoriui — čia valdomi visi bendrijos registrai.

Pastatai

Kiekviena bendrija gali turėti vieną ar kelis pastatus. Pastatas turi adresą ir priskirtas bendrijai.

1. Meniu → Pastatai → Naujas pastatas
2. Užpildykite adresą, pasirinkite bendriją
3. Spauskite Išsaugoti

Butai

Kiekvienas butas priklauso pastatui. Butui nurodoma kvadratūra, savininkas, el. paštas — tai naudojama kuriant atsiskaitymo lapelius.

Butų generavimas iš šablono

Jei pastatas turi standartinius butų tipus — galite sukurti šabloną ir generuoti butus automatiškai:

1. Meniu → Pastatų šablonai → sukurkite šabloną su butų tipais
2. Meniu → Butai → Generuoti iš šablono
3. Pasirinkite šabloną, įveskite numerius ir spauskite Generuoti

Atsiskaitymo lapeliai — tai periodiškai siunčiami mokėjimo pranešimai gyventojams.

Kaip sukurti naują lapelio partiją:

1. Meniu → Atsiskaitymo lapeliai → Generuoti lapelius
2. Pasirinkite periodą (mėnesį, metus) ir pastatą
3. Sistema pagal aktyvias namo paslaugas ir butų kvadratūrą apskaičiuoja mokėjimų sumas
4. Patikrinkite ir patvirtinkite
5. Spauskite Siųsti el. laiškus — kiekvienas gyventojas gauna individualų laišką su suma

Kaupiamosios lėšos

Meniu → Kaupiamosios lėšos — rodomas kaupiamojo fondo likutis, atskaičiuojant išlaidas iš kaupiamųjų lėšų (sąskaitos su žyma "Mokama iš kaupiamųjų").

Sąskaitos — tai tiekėjų išrašytos sąskaitos faktūros, kurias bendrija turi apmokėti.

Kaip sukurti naują sąskaitą:

1. Meniu → Sąskaitos → Nauja sąskaita
2. Pasirinkite tiekėją ir kategoriją
3. Pasirinkite mokėjimo būdą:
   • Įprastinė — vienkartinė sąskaita
   • Iš kaupiamųjų lėšų — išlaidoms padengti iš kaupimo fondo
   • Išsimokėtinai — nurodykite mėnesių skaičių; sąskaita automatiškai atsiranda namo paslaugose kaip periodinė
4. Nurodykite sumą ir apmokėjimo terminą
5. Spauskite Išsaugoti

Tiekėjai

Tiekėjų sąrašas — tai įmonės, teikiančios paslaugas bendrijai. Čia išsaugomi kontaktiniai duomenys ir naudojama sąskaitose bei pirkimuose.

1. Meniu → Tiekėjai → Naujas tiekėjas
2. Nurodykite pavadinimą, kodą, adresą, el. paštą, telefoną
3. Galite įkelti tiekėjo logotipą

Namo paslaugos

Namo paslaugos — tai periodinės paslaugos, kurios naudojamos apskaičiuojant atsiskaitymo lapelius. Kiekviena paslauga turi tarifą (€/kv. m.) arba fiksuotą sumą.

Pirkimų modulis leidžia bendrijos administratoriui skelbti viešus paslaugų pirkimus ir gauti tiekėjų pasiūlymus elektroniniu būdu.

Kaip sukurti pirkimą:

1. Meniu → Pirkimai → Naujas pirkimas
2. Užpildykite pavadinimą, aprašymą, adresą ir pabaigos datą
3. Pridėkite pirkimo pozicijas (eilutes) — tai paslaugos, kurioms tiekėjai pateiks kainas
4. Pasirinkite tiekėjus el. laiško siuntimui (neprivaloma)
5. Spauskite Skelbti pirkimą

Tiekėjo pasiūlymo teikimas:

1. Tiekėjas gauna el. laišką su unikalia nuoroda
2. Nuoroda veda į viešą formą — be jokio prisijungimo
3. Tiekėjas užpildo kontaktinius duomenis, kainas kiekvienai pozicijai ir privalomai įkelia dokumentą (PDF ar nuotrauką)
4. Pateikus pasiūlymą — administratorius mato jį pirkimo detalių lange

Pasiūlymų peržiūra:

Meniu → Pirkimai → spausti pirkimo pavadinimą → rodomos visos pozicijos ir visi gauti pasiūlymai su kainomis. Galite pažymėti pasiūlymą kaip apžvelgtą arba uždaryti pirkimą.

Viešas tiekėjų ir paslaugų katalogas — prieinamas visiems interneto naudotojams be prisijungimo.

Administravimas (Administratorius):

• Meniu → Katalogo profiliai — peržiūrėkite ir patvirtinkite tiekėjus
• Meniu → Laukia patvirtinimo — nauji atsiliepimai ir pasiūlymai laukia peržiūros
• Meniu → Kategorijos — tvarkykite kategorijų sąrašą
• Meniu → Naujas tiekėjas — įveskite tiekėją rankiniu būdu

Dokumentų saugykla skirta svarbiems bendrijos dokumentams (sutartims, protokolams, aktams) laikyti ir dalintis su gyventojais.

1. Meniu → Dokumentai → Įkelti dokumentą
2. Pasirinkite failą (PDF, Word, Excel ir kt.) ir suteikite pavadinimą
3. Pasirinkite kategoriją ir matomumą (visi gyventojai arba tik administratoriai)
4. Spauskite Įkelti

Vidinė žinučių sistema leidžia administratoriams ir gyventojams komunikuoti per sistemą.

Siųsti pranešimą:

1. Meniu → Pranešimai → Naujas pranešimas
2. Pasirinkite gavėją (konkretus vartotojas arba visi bendrijos gyventojai)
3. Įveskite temą ir tekstą
4. Galite pažymėti kaip svarbų — gavėjas matys raudoną žymę
5. Spauskite Siųsti

Gyventojai gali pranešti apie pastato ar buto problemas (sugedę įrenginiai, avarinės situacijos ir pan.).

Kaip pranešti:

1. Meniu → Pranešti apie problemą
2. Aprašykite problemą ir nurodykite vietą
3. Galite įkelti nuotrauką kaip įrodymą
4. Spauskite Siųsti pranešimą

Administratoriams:

Meniu → Problemų sąrašas — matote visas praneštas problemas, galite pažymėti kaip išspręstas, rašyti komentarus.